La plupart des comités et des conseils examinent et approuvent ou modifient le procès-verbal au début de la réunion subséquente. Une fois que vous avez effectué les révisions requises, les minutes devront ensuite être stockées pour référence ultérieure. Certaines organisations peuvent stocker ces en ligne (par exemple, dans Google docs ou SkyDrive) et également sauvegarder ces sur un disque dur externe. Vous devrez peut-être également imprimer et stocker des copies papier ou les fournir à un membre du personnel ou à un président pour le dépôt. Une réunion bien planifiée permet de garantir des minutes de réunion efficaces. Si le Président et le Secrétaire ou les minutes-preneur travaillent ensemble pour s`assurer que l`ordre du jour et la réunion sont bien pensés, il rend la minute prenant beaucoup plus facile. Par exemple, en fonction de la structure de la réunion et des outils que vous utilisez (voir outils ci-dessous), le preneur de procès-verbal pourrait collaborer avec le Président pour créer un format de document qui fonctionne comme un plan d`agenda et des minutes. À tout le moins, il est important d`obtenir une copie de l`ordre du jour de la réunion et de l`utiliser comme un guide ou un plan pour prendre des notes et préparer le procès-verbal-avec l`ordre et la numérotation des points sur le procès-verbal de réunion correspondant à ceux de l`ordre du jour. En outre, l`avis d`ordre du jour et/ou de réunion fournit également des informations qui devront être incluses dans le procès-verbal, tels que: suivez les règlements et protocoles de votre organisation pour le stockage des minutes.

C`est une bonne idée d`avoir des copies de sauvegarde soit dans l`impression, un disque dur, ou (le meilleur cas) un portail de la carte. La méthode de partage ou de distribution dépendra des outils que vous et votre organisation utiliserez. Depuis les minutes et d`autres documents peuvent créer une pile de papier, il est grand si vous pouvez utiliser un processus de partage sans papier. Par exemple, si vous utilisez un outil de traitement de texte (par exemple, Microsoft Word) qui n`offre pas de partage en ligne, vous souhaiterez peut-être créer un fichier PDF du document et l`envoyer par e-mail, ainsi que les autres pièces jointes ou la documentation de la réunion. Alternativement, si vous utilisez tous Google docs-pour les invitations de réunion, l`ordre du jour et le partage de documents supplémentaires-vous pouvez simplement « partager » le document avec ce groupe une fois qu`il a été finalisé. Les membres du Comité ou du Conseil peuvent simplement lire les documents en ligne et sauver quelques arbres! Si vous vous demandez sur les types d`outils que vous pourriez utiliser spécifiquement pour les minutes de réunion, voici quelques outils que nous avons trouvé décrits sur Quora: selon aujourd`hui, j`ai découvert, les « minutes » de « minutes de réunion » ne se réfèrent pas à la mesure minute du temps, mais à la  » minutes» (mes-NEWT) prises pendant les réunions. Comme indiqué précédemment, les procès-verbaux sont un dossier officiel et légal de la réunion du Conseil. Dans une arène juridique, les procès-verbaux des réunions sont présumés corrects et peuvent être utilisés comme preuve juridique des faits qu`ils signalent.

Les discussions du Conseil de document reflètent fidèlement les actions et les intentions des administrateurs du Conseil. Les conseils d`administration ont la responsabilité juridique, afin de garder l`information de base et la langue simple pour éviter toute complication juridique qui placent l`organisation à un désavantage dans toute procédure judiciaire. Utilisez les noms uniquement lors de l`enregistrement des mouvements et des secondes. L`exemple d`ordre du jour suivant représente le format et le contenu typiques d`un rapport des minutes de réunion du Conseil. Cet exemple doit être adapté à la culture et au but particuliers de l`organisation.